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会议管理的流程(规划篇)

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这个阶段通常时间最长,事情最多,因为要筹备的事项很多,所以最好早一点开始进行。
  

1.会前两年半:
  (1)确定会议日期与场地:视察场地、评估并商议费用。
  (2)评估财源并制作预算:预估此案收入及支出。
  (3)成立筹备委员会:邀请相关部门适合的人选并分工。
  (4)成立秘书处:指定工作人员、安置设备并建立档案。
  (5)设计会议logo:印制信封、信纸。
  (6)确定饭店房间数的预定:视察使用的饭店房间及设备,并请饭店报价、签约。
  (7)确定会议室使用数量:并视察有关设备、场地签约。
  (8)制作工作进度表:可委由会议筹办人控制进度。
  (9)搜集准备宣传寄发名单:寄发会议宣传资料、报名表等。
  (10)定期召开筹备会议,审视各项工作进度及决议。
   2.会前二年:
  (1)制作筹备企划书,用以提报政府单位申请经费补助或向民间相关组织募款:含会议缘起、宗旨、内容;拟邀请演讲者阵容、主题;筹备委员会组织及名单;各组工作职责、工作进度表和预算。
  (2)拟定推广计划:本次会议如何有效宣传。
  (3)选定合适的会议或展览专业顾问公司,可协助主办单位整体规划一个具专业水准的会议,避免人力资源浪费,并有效控制预算的花费。
  (4)草拟学术节目:确定会议主题及拟邀请讲员名单。
  (5)决定报名费及相关费用:可参考以前会议并由筹备会决议。
  (6)搜集旅游、艺文等资料:可指定专业旅行社办理。
  (7)决定会议是否使用同步翻译:如需使用,得预订设备、翻译人员,并增加预算。
  3.会前18个月:
  (1)草拟会议通告:含邀请函、会议日期地点、主题等。
  (2)印刷并寄发会议通告:初步预告可能参与人士,大会将于何时何地举行以及报名费等资料。
  (3)确定学术节目形态及内容:发函邀请演讲人及各场次主持人。
  (4)确定社交节目的安排:包括酒会、晚宴及眷属的活动、开闭幕典礼等。
  (5)设定大会所有印刷品的印刷时间表并与印刷设计公司协调:宣传手册、报名表、论文摘要表、海报、节目手册、名牌、证书、邀请卡等。
  (6)确定所有将寄发给报名与会者的宣传手册应包括的资料,并着手草拟宣传手册及报名表、论文摘要表、订房登记表:报名费、各项社交活动及费用、征求论文的规定/方式及收件截止日期、演讲视听设备的提供、饭店房价及订房手续、提早报名优惠日期、取消报名截止日期、优惠订房截止日期、通讯报名截止日期。
  (7)网页设计,委托专业公司或专业人士设计大会网页,以便会员上网浏览,或使用网上报名。
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