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会议管理的流程(执行篇)

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所有会前的筹划、准备就是为了这几天的会期,有万全的准备,这个阶段就会有完美的演出。会前3天至会期:
1、召开记者会:准备新闻稿及大会相关资料。
2、现场接待/工作人员预演:筹备委员会主要委员也应到场。
3、报到相关资料装袋:并安排运送至会场。
4、检视各场所布置:确认并现场验收。
5、各项节目、表演彩排:司仪或主持人也应到场。
6、会场桌椅摆设确认:灯光/音响/麦克风/银幕/讲台/幻灯机/投影机/单枪一一检视无误。
7、报到处/秘书处sep-up:报到资料及大会相关资料进场。
8、展览厂商进场:厂商报到并发给相关资料。
9、检视餐饮安排:再确认数量、菜单。
10、大会正式开始:根据工作流程表(run-book)进行每一项工作;每日工作结束后,主要工作负责人需集中总结当日工作有无任何缺失需即时改善,同时再预习第2天的工作流程。

  会议管理的流程(善后工作篇)
很多筹备会议的人通常会忽略这个阶段,其实善后工作虽然很累,尤其已经准备那么久的会议终于圆满闭幕,任谁都想好好休息了,但是会议闭幕后其实还有很多工作要总结,要把这些工作完成之后,会议才算结束。会后1个月内应做好如下总结工作:
1.统计报名人数:分国家及总数。
2.与饭店核对总住房数:收集账单并支付账款。
3.财务结算。
4.撰写/寄发感谢函:协助单位及演讲人/主持人等。
5.举行庆功宴。
6.整理大会相关资料并归档:含报名表。
7.召开总结会报告收支情形:结案会议并解散筹备委员会。
8.论文集编撰。
9.薪资清册,以备次年初申报所得税。
10.结案。

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